Nuove linee guida sulla governance dei dati: sintesi e impatto per le aziende

Dal punto di vista normativo, negli ultimi mesi il Garante e l’EDPB hanno ribadito principi chiave sulla governance dei dati. Le indicazioni chiariscono ruoli e responsabilità lungo l’intera catena del trattamento.

Il presente articolo offre un’analisi pratica redatta dal Dr. Luca Ferretti, avvocato specializzato in diritto digitale. L’obiettivo è spiegare cosa cambia per le imprese e quali misure adottare per garantire GDPR compliance e una solida protezione dei dati.

1. Normativa e orientamenti in questione

Dal punto di vista normativo, il Garante ha stabilito che le imprese devono dimostrare non soltanto un’analisi del rischio formale, ma anche l’effettiva implementazione di controlli organizzativi e tecnici coerenti con le politiche interne. L’EDPB ha aggiornato le linee guida sulla responsabilità condivisa tra titolari e responsabili del trattamento. La giurisprudenza della Corte di Giustizia UE chiarisce limiti e obblighi sui trasferimenti internazionali e sulla responsabilità del titolare.

2. Interpretazione e implicazioni pratiche

Il rischio compliance è reale: la mera documentazione non è sufficiente. Evidenze operative come log, verifiche periodiche, ruoli formalizzati e audit indipendenti costituiscono la prova della conformità. Dal punto di vista normativo, il Garante ha stabilito che le evidenze devono essere prodotte e conservate in modo verificabile.

In termini pratici, le aziende devono integrare la governance dei dati nei processi decisionali quotidiani, dal product design alla selezione dei vendor.

Il rischio compliance riguarda procedure, tecnologie e formazione del personale, con impatti diretti su GDPR compliance e responsabilità aziendale. Il Garante ha indicato che si attendono azioni concrete e controlli periodici come elementi centrali della conformità.

Le funzioni legali, IT e di business devono collaborare in modo continuativo per garantire conformità e reattività agli incidenti. La distinzione tra titolare e responsabile del trattamento va regolata mediante contratti operativi che specifichino responsabilità, metriche di controllo e regole di escalation in caso di incidente.

Dal punto di vista normativo, il Dr. Luca Ferretti sottolinea che tali contratti devono tradurre obblighi legali in processi operativi verificabili.

3. Cosa devono fare le aziende

Dal punto di vista operativo, si suggerisce un piano in quattro fasi per trasformare le prescrizioni normative in azioni concrete. Il rischio compliance è reale: le imprese devono integrare attività preventive e verifiche periodiche nei processi aziendali.

Valutazione gap: mappare i trattamenti, verificare la base giuridica, dettagliare i flussi dati e valutare i fornitori.
Definizione ruoli: aggiornare incarichi, designare soggetti responsabili e individuare i process owner con compiti operativi e di rendicontazione.
Implementazione controlli: adottare policy scritte, cifratura dei dati sensibili, gestione degli accessi basata sul principio del minimo privilegio e registri di trattamento aggiornati.
Verifiche e audit: pianificare test, eseguire simulation di DPIA e audit indipendenti con report formali e piani di remediation.

Dal punto di vista pratico, il piano richiede coordinamento continuo tra le funzioni aziendali e documentazione che dimostri l’effettiva esecuzione dei controlli. Il Dr. Luca Ferretti osserva che le verifiche formali e i report costituiscono prove decisive in caso di ispezione o contenzioso. Nei prossimi audit interni le imprese dovranno pertanto essere in grado di esibire evidenze operative e piani di miglioramento puntuali.

È fondamentale integrare strumenti RegTech per automatizzare la gestione dei consensi, il monitoraggio dei flussi e la reportistica di compliance. RegTech indica tecnologie finalizzate alla sorveglianza normativa e alla tracciabilità dei processi, utili per ridurre errori e tempi di audit.

4. Rischi e sanzioni possibili

Dal punto di vista normativo, il rischio compliance è reale: omissioni o controlli inadeguati possono comportare sanzioni amministrative ai sensi del GDPR. Le misure applicabili includono multe, ordini di rettifica e limiti al trattamento.

Il Garante ha stabilito che trasferimenti illeciti o violazioni non gestite adeguatamente possono determinare interventi restrittivi. La Corte di Giustizia UE ha confermato la possibilità di misure cautelari nelle ipotesi più gravi.

Oltre alle sanzioni amministrative, le imprese affrontano rischi contrattuali e azioni risarcitorie. Per questo motivo la gestione della compliance deve essere proattiva, documentata e verificabile durante gli audit interni.

5. Best practice per una compliance efficace

Dal punto di vista operativo, la prima misura è definire ruoli e responsabilità con evidenza documentale. Titolare, responsabile e referenti operativi devono avere procedure formalizzate e aggiornate.

Implementare controlli tecnici e organizzativi continuativi. Ciò comprende logging centralizzato, gestione dei consensi automatizzata e verifica periodica dei trasferimenti di dati.

Adottare GDPR compliance by design e by default nei processi di sviluppo prodotto e nelle integrazioni di terze parti. Le scelte tecnologiche devono essere registrate nei DPIA quando previsto.

I piani di formazione devono essere specifici per ruolo e aggiornati regolarmente. La formazione riduce errori operativi e migliora la qualità delle evidenze richieste dagli organi di controllo.

Infine, la documentazione e la prova delle misure rimarranno elementi centrali nelle valutazioni future da parte delle autorità, rendendo la tracciabilità un requisito imprescindibile per la continuità operativa.

Approccio basato sul rischio: priorizzare i trattamenti critici e applicare misure proporzionate, documentando le valutazioni e le scelte tecniche.
Policy chiare e formazione: programmi di awareness periodici per dipendenti e management, con registrazione delle attività formative e verifica dell’efficacia.
Contratti con i fornitori: clausole contrattuali dettagliate su responsabilità, audit e subappalto, inclusi obblighi di notifica per incidenti e accessi ai dati.
RegTech e automation: strumenti per il monitoraggio continuo, la gestione dei consensi e la reportistica, integrati nei processi aziendali per garantire tracciabilità.
Test e audit indipendenti: verifiche regolari con evidenze documentate e piani di remediation formalizzati e calendarizzati.
Incident response plan: un playbook operativo per i data breach che definisca ruoli, tempi e procedure di comunicazione verso il Garante e gli interessati.

Dal punto di vista normativo, queste misure consolidano la tracciabilità indicata come elemento centrale dalle autorità di controllo. Il Garante ha stabilito che la documentazione e la prova delle azioni adottate riducono l’esposizione a sanzioni amministrative. Il rischio compliance è reale: investire in data protection e processi strutturati diminuisce l’esposizione normativa e preserva il valore aziendale nel medio termine. Prossimi sviluppi normativi e linee guida del Garante determineranno criteri più stringenti sulla reportistica e sulla tempestività delle notifiche.

Dal punto di vista normativo, lo studio del Dr. Luca Ferretti assiste le organizzazioni nella valutazione e nell’adeguamento dei processi in vista dei futuri requisiti del Garante.

Lo studio fornisce supporto tecnico e giuridico per audit, redazione contrattuale e implementazione di soluzioni RegTech. Per RegTech si intende l’uso di tecnologie per automatizzare la conformità normativa e la governance dei dati.

Le attività sono orientate all’applicazione di misure proporzionate secondo un approccio basato sul rischio e alla documentazione delle scelte tecniche e organizzative. Il rischio compliance è reale: le aziende devono dimostrare controlli efficaci e tracciabilità delle decisioni.

Si segnala che i prossimi interventi regolamentari e le linee guida del Garante potrebbero introdurre criteri più stringenti su reportistica e notifiche, aumentando l’importanza di soluzioni integrate e processi auditabili.